=GLOSARIO ADMINISTRATIVO=

http://groups.google.com.co/group/miguelitovargas/files?upload=1

¿que es una amistad?

querer saber el verdadero significado de la amistad es entregar las puertas de un corazón limpio, sincero, recibirlo con los brazos abiertos sin importar el problema, escucharlo y dar consejos...

es una abrazo de perdón, un aplauzo que te estimula, un encuentro que se regocija, un favor sin recompenza,, un entregar sin calcular, un esperar sin cansancio, una sonriza que te anima, una mirada que te comprende.....

=solo=

quiero decirte que me he quedado solo, voy recorriendo el espejo buscando tu figura, paso las horas vacias observando tus fotos.

si el mundo da una vuelta y paso por aqui, no te extrañe verme deshecho ¿qué va a ser de mi?

eso solo lo sabe el destino... pero como tú tambien soy humano y me duele estar solo...

aunque me encuentre solo, cuando hoy salga a la calle nunca nadie va a notar que lloro... y aunque el dolor es un mar de lágrimas y desconciertos, con un beso me demostraras que me quieres mucho.

y si el mundo da otra vuelta y vuelves aqui, no te extrañe verme de espalda y alguien junto a mi...

=solo por tu amor=

no alcanzo a comprender por que te quiero tanto, yo no se por que me vine a enamorar de ti, si para ti no he dejado de ser un extraño y hasta he llegado a pensar que te burlas de mi.
para ti no he sido sino un cualquier compañer, ese que hace de payaso para verte reir, ese que tu ves alegre se muere por dentro, ese que sin tener clase va por verte.

mis amigos me aconsejaron y yo se que ellos tienen la razón pero como hago yo sin tan solo vivo por tu amor...

no me has dado ni una espeeranza y yo sigo esperando....
ya me estoy acostumbrando a ver el mundo asi, tu fiel admirador, siempre seré tu esclavo y hasta creo que tu desprecio me hace feliz, me conformo con mirarte aunque sea de lejos, me siento contento si te veo reir....

=amarte=

amarte

amarno no cuesta nada pero perderte sería el final de mis ilusiones, se acabaría la esperanza de tenerte junto ami y creo que sin ti no podría vivir por q sin ti la vida no tiene sentido.

cuando pienso en ti mis ilusiones brotan, cuando estamos juntos mi sueño se hace realidad, siempre sabras que en mi lindo corazón habra un lugar vacio esperando ser llenado con tu compañia.

NORMA DE CALIDAD ISO 9000:2000

4. NORMA DE CALIDAD ISO 90001:2000

La norma ISO 9001, es un método de trabajo, que se considera tan bueno, Que es el mejor para mejorar la calidad y satisfacción de cara al consumidor. La versión actual, es del año 2000 ISO 9001:2000, que ha sido adoptada como modelo a seguir para obtener la certificación de calidad. Y es a lo que tiende, y debe de aspirar toda empresa competitiva, que quiera permanecer y sobrevivir en el exigente mercado actual.
Estos principios básicos de la gestión de la calidad, son reglas de carácter social encaminadas a mejorar la marcha y funcionamiento de una organización mediante la mejora de sus relaciones internas. Estas normas, han de combinarse con los principios técnicos para conseguir una mejora de la satisfacción del consumidor.
Satisfacer al consumidor, permite que este repita los hábitos de consumo, y se fidelice a los productos o servicios de la empresa. Consiguiendo mas beneficios, cuota de merado, capacidad de permanencia y supervivencia de las empresas en el largo plazo.
Como es difícil mejorar la técnica, se recurren a mejorar otros aspectos en la esperanza de lograr un mejor producto de calidad superior.
La norma ISO 9001, mejora los aspectos organizativos de una empresa, que es un grupo social formada por individuos que interaccionan.
Sin calidad técnica. No es posible producir en el competitivo mercado presente. Y una mala organización, genera un producto de deficiente calidad que no sigue las especificaciones de la dirección.
Puesto que la calidad técnica se presupone. ISO 9001 propone unos sencillos, probados y geniales principios para mejorar la calidad final del producto mediante sencillas mejoras en la organización de la empresa que a todos benefician.
Toda mejora, redunda en un beneficio de la calidad final del producto, y de la satisfacción del consumidor. Que es lo que pretende quien adopta la norma ISO 9001 como guía de desarrollo empresarial.
Ø La alta competencia, y elevadísima y difundida capacidad tecnológica de las empresas, logra los mas altos estándares de producción a nivel de la totalidad del sistema productivo.
Ø La igualdad en calidad técnica de los productos, y la igualdad técnica de las empresas y organizaciones. Difícilmente superable por los tradicionales métodos tecnológicos. Han hecho que cada vez sea mas difícil diferenciar los productos, y producir satisfacción en el consumidor
Ø La mejor forma de mejorar la producción con los medios materiales existentes. Es mejorando la organización que maneja y gestiona los medios de producción como un todo siguiendo principios de liderazgo, participación e implicación, orientación hacia la gestión, el sistema de procesos que simplifica los problemas, el análisis de los datos incluyendo sobre todo al consumidor y la mejora continua. Consiguen conocer y mejorar las capacidades de la organización. De este modo, es posible mejorar el producto de forma constante y satisfacer constantemente al cada vez mas exigente consumidor.
Ø Satisfacer al consumidor, es el objetivo final de la norma ISO 9001 y de toda empresa que pretenda permanecer en el mercado
ACTUALIZACION
El 15 de diciembre de 2000 fue publicada la revisión 2000 de las norma ISO 9000 por el Comité Técnico 176 (TC/176) de la International Organization for Standardization, con cede en Ginebra. Hoy, después de 20 años de que surge, esta norma internacional sinónimo de calidad y buenas prácticas de negocio, que cuenta con 350,000 usuarios en todo el mundo, se edita en forma renovada, más clara y accesible.

ORGANIZACION DE DOCUMENTOS

Proceso de organización de documentos
DEFINICIÓN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos
archivísticos (GRGA
Decreto 1382 de 1995.
Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la Nación por entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva.
Decreto 254 de 2000
Expide el régimen para la liquidación de las Entidades Públicas del Orden Nacional (Artículo 39)
Decreto 4124 de 2004
Por el cual se Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Acuerdo AGN 007 de 1994.
Artículo 18. A “Reglamento General de Archivos” que crea el Comité Evaluador de
Documentos en los Departamentos, determina su integración y le fija la funciones.
Acuerdo AGN 09 de 1995.
Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, ordenada por el Decreto 1382 de 1995
Acuerdo AGN 12 de 1995.“Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”Reglamento General de Archivos”, “Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría”
Acuerdo AGN 16 de 2002.
Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio"
Acuerdo AGN 037 de 2002
Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio
Acuerdo AGN 039 de 2002.Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000
Acuerdo AGN 041 de 2002. Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la ley 594 de 2000
Acuerdo AGN 042 de 2002.Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
Acuerdo AGN 015 de 2003."Por el cual se adiciona un parágrafo al Artículo primero del Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002"
Acuerdo AGN 02 de 2004.
Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”
Circular AGN 07 de 2002.
Organización y Conservación de los documentos de archivo
De las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.
Circular AGN 01 de 2003.
Organización y Conservación de los documentos de archivo
Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003.
Organización de historias laborales
.
Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004.

Circular AGN 01 de 2004.
Inventario de documentos a eliminar.
Resolución Min Salud 1995 de 1999.
Establece normas para el manejo de la Histórica
Clínica. (Expedida por el Ministerio de Salud
Resolución AGN 081 de 2001.

TRAMITE DE DOCUMENTOS

Proceso de tramite de documentos

DEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el
Cumplimiento de su función administrativa.
Constitución Política.
Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
Autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El
Legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar
los derechos fundamentales.
Ley 58 de 1982
Reglamentación trámite peticiones.
Decreto 01 de 1984
Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.
Decreto 2150 de 1995
Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de que la entidad ten entidad tenga en su poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo
documental por parte de los particulares. Autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29).
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos.

PRODUCCION DE DOCUMENTOS

PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Ley 43 de 1913
Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
Ley 527 de 1999
LEY 527 DE 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Código Penal
Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los
Documentos públicos.
Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.
Código de Procedimiento Penal
Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público.
Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.
Código de Comercio
Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales
- medios para el asiento de operaciones
Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.
Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.
Decreto 2649 de 1993
Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se
Expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Decreto 1584 de 1994
Documentación e información estrictamente indispensable. Parágrafo. Conservación de documentos. Registro proponentes Cámara de Comercio.
Decreto 2150 de 1995
Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en u poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares. Autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29).
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las
Entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
Circular Interna AGN No.13 de 1999,
No se deben utilizar micro puntas o esteros de
Tinta húmeda.
Decreto 1584 de 1994
Documentación e información estrictamente indispensable. Parágrafo. Conservación de documentos. Registro proponentes Cámara de Comercio.

Proceso de recepción de documentos
Constitución Política
2003. Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, enlos casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.
Decreto 2150 de 1995
Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en u poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares. autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29).
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Decreto 2150 de 1995
Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en u poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares. autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29).
Acuerdo 060 de 2001
Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones
oficiales.
Proceso de distribución de documentos
Decreto 2150 de 1995
Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en u poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares. autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29).
Acuerdo 060 de 2001 Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones Oficiales.

ANALISIS DE ENCUESTA Y PERFIL LABORAL

Metodología de análisis de las encuestas y redacción del perfil laboral

La información recolectada en las empresas es una materia prima para construir el referencial del empleo, o perfil laboral. El tratamiento de los datos debe permitir la comprensión del empleo, de su estructuración, de su finalidad, y la definición de un hilo conductor, de la lógica de presentación del referencial que resulte más pertinente. Esa etapa se puede desarrollar a partir de los dos pasos siguientes:
- La identificación y la organización de las informaciones relativas al empleo: funciones, actividades y sus características, y la identificación de los perfiles de empleo para preparar la redacción de la ficha descriptiva de actividades.
- El análisis de las informaciones contextuales que deben favorecen la comprensión de los empleos y de su variabilidad.

El proceso se apoya en la utilización de herramientas: fichas “entorno del empleo”, ficha “situación funcional del empleo”, ficha “descriptiva de actividades”.
Introducción del perfil laboral: Contexto y evolución

Es la parte introductoria del referencial. Permite proponer distintos tipos de información sobre el contexto y la evolución de los empleos como sigue:

- Presentación del área profesional, de los cambios ocurridos, de los cambios esperados. (Análisis cualitativo y cuantitativo)
- Datos sobre el contexto económico, político y legal, social, tecnológico y su evolución.
- Proyecciones del futuro, en relación con el contexto general y su consecuencia en materia de empleo.

Descripción del empleo:

La descripción del empleo necesita denominar los empleos a partir de las palabras usadas en las empresas; describir y delimitar la situación funcional del empleo o situación laboral, evaluar el grado de autonomía y responsabilidad del técnico, así como los cambios posibles en el empleo analizado y en el exterior en la perspectiva de una evolución o un ascenso profesional.

Denominación del empleo:

Denominar los empleos permite delimitar el referencial y designar lo que se describe. El título conferido por un diploma puede no corresponder a la denominación de un empleo, pero eso no es deseable.

Situación funcional:

La situación funcional es la situación laboral con sus características generales y particulares (ver anexo 2 la ficha “situación funcional del empleo”:

- Lugar de trabajo, tipo de empresa, lugar de trabajo en la empresa.
- Puesto en la organización, puesto jerárquico…” Bajo la autoridad de”.
- Las condiciones de trabajo, los horarios, la movilidad, las exigencias físicas, el carácter temporal.
- Los criterios de polivalencia (distintos puestos, campos de intervención), de poli funcionalidad (funciones diferentes que se pueden combinar de manera permanente o ocasional).

Delimitación de las funciones

Una función es un conjunto de actividades que contribuyen al logro de la misma finalidad. Por ejemplo, un técnico universitario no puede tener solamente una función técnica porque no es un operador. Como mando medio, puede también tener funciones de manejo de personal, de venta, de atención al cliente, de asesoría. Una función es un área dominada por el técnico. Se expresa por un nombre.

Autonomía y responsabilidad

La autonomía y la responsabilidad son aspectos muy importantes del referencial profesional porque los dos criterios están directamente relacionados con el nivel de la formación:
- La autonomía se define como la libertad que tiene el titular del empleo para decidir y actuar, para ejercer una influencia sobre su trabajo y las actividades de la empresa.
- La responsabilidad es la capacidad para tomar decisiones relativas a las personas, a los medios, a los productos, al entorno, sin informar al responsable jerárquico. Está asociada a la noción de “consecuencias de gravedad” de las decisiones tomadas en el trabajo.

Evolución en el empleo

Este tópico precisa la progresión posible en el empleo, y a partir del empleo, hacia otro empleo:
- La evolución del empleo está vinculada a las características de las empresas (contexto y modo de organización). Se traduce en el enriquecimiento de las actividades (más autonomía, más responsabilidad).
- La evolución fuera del empleo indica los empleos accesibles de manera corriente a partir del empleo en la empresa (progresión de carrera) o en otra empresa (movilidad profesional). Esta información es útil para prever las condiciones de adaptabilidad en las empresas y permitir la movilidad profesional y social.


Ficha descriptiva de actividad

La ficha descriptiva de actividades es la presentación de las actividades, agrupadas por función y descritas de manera precisa, integrando criterios de complejidad, de autonomía, de responsabilidad y las condiciones de realización.
La actividad no es un área sino una acción del técnico universitario en situación laboral. Por eso se considera que la redacción de las actividades empieza siempre por un verbo de acción.

La ficha debe ser:

- Detallada, para permitir identificar el conjunto de las actividades, pero no se requiere descomponer el trabajo hasta la tarea.

- Organizada de manera coherente, para poner en evidencia la finalidad del trabajo; debido a que las actividades están agrupadas por función, con un grado de complejidad creciente.

- Matizada: los egresados pueden estar encargados de una parte de las actividades. Se requiere utilizar expresiones como “puede ocurrir que”, “si llega el caso…”.

- Bastante precisa en la formulación de las actividades. Una descripción de la actividad no es suficiente, hace falta describirla con precisión para situar el nivel de formación que prepara para el empleo. La elección de las palabras y de los verbos es muy importante.

-
ELEMENTOS DE LA FICHA DESCRIPTIVA DE ACTIVIDADES

FICHA DESCRIPTIVA DE ACTIVIDAD
Naturaleza de las actividades
Definición: Enumeración más o menos explícita de las funciones y actividades del empleo. Ciertas tablas de clasificación toman en cuenta también la finalidad del trabajo, las condiciones de realización y las competencias requeridas por ejercer las actividades.
Criterios asociados
Definición y evaluación del criterio
Contenido del trabajo
Funciones y actividades del empleo o del puesto
Enumeración de funciones y actividades, clasificadas a veces en función de bases comunes y de funciones complementarias
Objeto del trabajo
Ubicación de las actividades del empleo en el proceso de trabajo de la empresa.
Caracterización de las actividades del empleo: por ejemplo: tareas de ejecución, manejo de una actividad en la empresa, poli funcionalidad.

Complejidad del trabajo
Nivel de dificultad de las actividades del empleo y campos de competencia requeridos para realizarlas.
Tipo de prescripción: consignas precisas, instrucciones, directivas.
Naturaleza de las operaciones: repetitivas, complejas, combinadas, de gestión, de anticipación.
Exigencias de organización: manejo del trabajo, manejo de un equipo.
Importancia de las relaciones humanas y tipo de relaciones: internas y externas a la empresa.
Autonomía e iniciativa
Parte de iniciativa dejada al titulado e importancia de la toma de decisiones en el trabajo.
Importancia cuantitativa de las iniciativas.
Objeto de las iniciativas: ejemplo: adaptación de los medios.
Lugar del empleo en el proceso de decisión.
Consecuencias técnicas y económicas de las iniciativas y de las decisiones: sin gravedad, limitadas, con una índole de gravedad.
Responsabilidad: capacidad para tomar decisiones en relación con las personas, los medios, los productos, el entorno, sin referir previamente al responsable jerárquico.

IMPORTANCIA DE LA CALIDAD

2.2 Importancia De La Calidad
En la actualidad, los clientes demandan productos de calidad, y dado que existe una gran oferta, podrán elegir aquellos productos que más les satisfagan. Los fabricantes, ante la escasez de su demanda particular, buscan diferenciar sus productos de los de la competencia.
En un principio, los fabricantes no necesitaban diferenciarse, ya que los clientes compraban lo que les diesen, pero esta situación acabó pronto, Posteriormente los fabricantes buscaron diferenciarse mediante el precio, ya que pensaban que el cliente compraría siempre el producto más barato. Aunque esta situación se da aún en ciertos mercados, lo cierto es que el cliente ahora puede elegir y que lo hace normalmente en función de la calidad del producto.
Además, la mejora de la calidad de nuestros productos a la larga reduce su costo real. Veamos como: al aumentar la calidad del producto, su diseño y su facilidad de fabricación, el producto es más sencillo de producir y se desperdicia menos materia prima. Como consecuencia de ello, los costos de fabricación bajan. Además, al utilizar personal mejor capacitado, es más flexible y adaptable a las necesidades de la empresa. Se cree que la reducción en costos en la empresa puede ser del orden del 20 %. Esto permite bajar nuestros precios y por tanto aumentar nuestras ventas.
2.3 LA FILOSOFIA DE DEMING
La figura histórica
Deming (1900-1993) es, según muchos, el padre de la moderna Gestión de la calidad. Matemático de formación, Deming empleó y mejoró herramientas ya conocidas por otros (Shewarl), con el fin de desarrollar un proceso sistemático de mejora de la calidad.
En los años 50 la Industria norteamericana se hallaba en un periodo de prosperidad. Se podía vender todo lo que se fabricaba. Todo permitía afirmar que el futuro seguiría siendo igual. Fueron pocos los que prestaron atención al trabajo de Deming, ideas respecto a la calidad y a su defensa de la estadística en la gestión de la calidad. No obstante, la situación era muy diferente en Japón, La economía japonesa estaba en crisis, el país destruido, y los productos japoneses se destacaban por su alto precio y baja calidad.Los empresarios japoneses se mostraron receptivos a sus ideas y le invitaron a que diese una serie de conferencias en el país. Para mediados de los años 70, Japón empezaba a socavar peligrosamente la posición de los competidores occidentales, mediante productos de elevada calidad a bajo precio. El ataque empezó con los automóviles, y continuó con la electrónica, mercado que en la actualidad dominan. Y todo gracias a las ideas de Deming. Cómo se dijo antes, el premio de mayor prestigio dentro del mundo de la calidad lleva su nombre, es el Premio Deming.

Enseñanzas de Deming
La Filosofía de Deming se fundamenta en cuatro conceptos básicos:
Orientación al cliente
Mejora continua
El sistema determina la calidad
Los resultados se determinan a largo plazo
El primer, punto ya ha sido tratado en los apartados anteriores, del segundo nos encargaremos en este apartado, pero primero una nota sobre el tercero. Según Deming, el 80 % de los problemas de calidad de las empresas se deben al sistema establecido. Por tanto, su solución corresponde en un 80 % a la dirección y mandos medios. Poco pueden hacer los trabajadores si éstos no se deciden a actuar y colaborar activamente en su solución.
Deming defiende, que la mejor forma de solucionar los problemas es mediante la mejora continua. Según él, los saltos importantes en la mejora de un proceso son escasos e insuficientes. Debemos mejorarlos día a día, cada vez un poco más. Esto no quiere decir que las mejoras radicales no sean bienvenidas, pero no son la única solución.
Los 14 puntos de Demíng
Crear la firme determinación de mejorar el producto o servicio
Adoptar la nueva filosofía
Suprimir la dependencia de la inspección masiva
Acabar con la práctica de adjudicar los pedidos únicamente en función del precio
Mejorar constantemente el sistema de producción, sin detenerse jamás
Instituir la formación en el trabajo
Instituir el liderazgo
Librarse del miedo
Eliminar las barreras que separan los distintos departamentos
Eliminar los eslóganes, exhortaciones y objetivos dirigidos a los trabajadores
Eliminar los estándares cuantitativos de trabajo
Eliminar las barreras que privan al personal del orgullo por el trabajo
Estimular la formación y el afán de superación personal
Tomar medidas para llevar a cabo la transformación.
Se puede decir que los 14 puntos de Deming recogen todos los principios en los que se basan sus ideas sobre gestión de la calidad. Además, estos 14 puntos, son considerados por muchos autores como la Biblia de la gestión de la calidad, dado que en ellos se basan casi todas las ideas aportadas con posterioridad.Deming incita a las empresas a que adopten su filosofía con orgullo, y que la expliquen a todo el personal. Este cambio requiere tiempo, y la paciencia es esencial. Deming recomienda empezar la transformación por aquellas actividades que más fáciles sean de mejorar, para después pasar a temas más complejos.
2.3 La Calidad En Los Servicios
¿QUÉ ES UN SISTEMA DE CALIDAD?
La norma ISO 9000 define el sistema de calidad como:Conjunto de la estructura de la organización, de responsabilidades, de los procedimientos, de los procesos y de los recursos que se establecen para llevar a cabo la gestión de la calidad.
Este conjunto consiste en la definición de un método de trabajo que asegure que los servicios prestados cumplen con unas especificaciones previamente establecidas en función de las necesidades del cliente.
Un sistema de calidad identifica, coordina y mantiene las actividades necesarias para que los productos / servicios cumplan con los requisitos de la calidad establecidos sin tener en cuenta dónde estas actividades se producen.
Un Sistema de Calidad coloca requisitos a las actividades y procesos que se realizan en la empresa y documenta cómo se realizan estas actividades.
El objetivo de un Sistema de Calidad es satisfacer las necesidades internas de la gestión de la organización. Por tanto va más allá de satisfacer los requisitos que impone el cliente.


¿Qué alcance tiene un sistema de calidad?
El sistema de calidad debe abarcar todas las actividades que se realizan en la empresa y que puedan afectar (directa o indirectamente) a la calidad del producto/servicio que suministra.
Estas actividades abarcan desde las actividades de compra, control del diseño, control de la documentación, realización de ofertas, identificación de los productos, control de los procesos, inspección de los productos, hasta el tratamiento de productos no conformes, almacenamiento y formación del personal.
Un Sistema de Calidad ayuda a evitar problemas en la ejecución de estas actividades, ya que la filtración de errores a través de las actividades de la empresa puede ocasionar importantes pérdidas. El costo de corregir un error entre proveedor y cliente antes de firmar el contrato, es mucho menor que si el error se detecta en la entrega al cliente del producto/servicio terminado. El espíritu de los Sistemas de Calidad es prevenir errores para evitar estas filtraciones y pérdidas económicas.
Definición de un método de trabajo:
Este método se decide y posteriormente se tiene que reflejar en la redacción de los procedimientos, a través de los documentos que sustentan el sistema de calidad, siendo posiblemente el trabajo más arduo de esta fase.
Ejecución de un método de trabajo:
Una vez definido el método de trabajo en los procedimientos del sistema de calidad éste deberá asegurar que se cumplan los requisitos que en dichos procedimientos se han determinado.
Cumplimiento de especificaciones:
En el sector servicios suele ser un poco más difícil al ser los requisitos intangibles, debiendo asegurarse que las especificaciones son realmente las que pide el cliente. Una vez se tenga constancia escrita se cotejará el servicio prestado y se comprobará si se cumple con ellas, debiendo cambiarse el método de trabajo en caso contrario.
2.4 Implementación Del Sistema De Calidad.
¿Por dónde empiezo? ¿Tendré que cambiar todo? ¿Qué norma elijo?.
Éstas son algunas de las preguntas que se hacen los responsables de las empresas que han de tomar la decisión de implantar el sistema de calidad.
Por tal motivo queremos aconsejar a todo el que quiera saber cómo implantar y mantener un sistema de calidad que refuerce su propia competitividad, consiguiendo la satisfacción de sus clientes y la calidad de sus bienes o servicios de una forma rentable.
Para una mayor información, es conveniente contratar los servicios de una consultoría que garantice el aseguramiento para cumplir los requisitos necesarios en la certificación y tomar un curso para el personal de la organización como el que Ud. está desarrollando para potenciar aún más el éxito del proyecto.
¿CÓMO SE DESARROLLA E IMPLANTA UN SISTEMA DE CALIDAD?
El procedimiento para implantar un sistema de calidad depende de muchos factores:
Tamaño de la empresa
Exigencias del mercado
El tipo de actividad.
Disponibilidad de recursos.
El proceso de implementación se llevará a cabo siguiendo el ciclo de DEMING, PDCA ó PHVA
Planificar (PLAN)
Ejecutar(DO)
Controlar (CHECK)
Actuar(ACT).
Como toda teoría sistémica, recuerde que es una generalización conceptual y que usted goza de la posibilidad de retocarla de forma que se ajuste su empresa.
El proceso de implementación se divide en cuatro fases asi:
* Planificar
En esta fase se decide qué se va a hacer en función de los datos disponibles para la empresa, su situación, sus intereses,.... Se determinan los objetivos para un plazo dado, procurando que estos objetivos sean realizables y medibles.
Metodologías adecuadas: documentación
Trabajo en equipo
De cara a la prevención
Para hacerlo bien a la primera
Actividades A Realizar:
Documentar lo que se hace, como, por quién y cuando
Determinación de objetivos cuantificables y medibles
Estudios de factibilidad y viabilidad
Análisis y resolución de posibles fallos
Plan de control del proceso
* Ejecutar
En esta fase se realiza lo que se ha planificado en la fase anterior.
Asignación de medios adecuados
Formación y entrenamiento del personal
Autocontroles
* Controlar
En esta fase se comprueba que los resultados obtenidos han sido los esperados.
Actividad sistemática
Metodologías adecuadas
Trabajo en equipo
Actividades :
Inspección de proceso y de producto
Indices de Calidad
Costos de No Calidad
Estudios estadísticos
* Actuar
En esta fase se analizan las causas de las desviaciones de la fase anterior y se actúa en consecuencia. Hay que tener en cuenta que las desviaciones pueden ser tanto positivas como negativas.
Recolección de información
Planificar acciones correctivas
Realimentar el ciclo
Resultados :
Mejora de la situación de cara a clientes y mercado
Mejora por tanto de la competitividad
Mejor ambiente de trabajo
Aumento creciente de la eficiencia
Mayor rentabilidad

EVOLUCION DE LA CALIDAD

2. EVOLUCION DE LA CALIDAD
2.1 Introducción Histórica
La gente piensa que la calidad es un fenómeno actual, y que las empresas han descubierto lo que significa. Esto no es en absoluto cierto, Ya en la edad media existe constancia de artesanos que fueron condenados a ser puestos en la picota por vender un alimento en mal estado. Y es que la calidad era un tema muy importante en aquella época, dada la escasez de productos que existía. Los alimentos eran escasos, y los bienes de consumo muy caros, al tener que ser fabricados de forma totalmente artesanal. Por tanto, desperdiciar alguno de estos recursos era considerado un delito grave.
Si bien, es cierto que es a partir de principios del siglo XX cuando se empieza a formar lo que hoy conocemos por gestión de la calidad, sobre todo a raíz del desarrollo de la fabricación en serie.
A comienzos de siglo, Frederick W. Taylor (1856-1915), desarrolló una serie de métodos destinados a aumentar la eficiencia en la producción, en los que se consideraba a los trabajadores como máquinas con manos. Esta forma de gestión, conocida como Taylorismo, ha estado vigente durante gran parte de este siglo, y aunque está muy alejada de las ideas actuales sobre calidad, fue una primera aproximación a la mejora del proceso productivo.
En 1931, Walter E. Shewart (1891-1967), saca a la luz su trabajo Economía y Control de Calidad en la Producción, precursor de la aplicación de la estadística a la calidad. Este trabajo es aprovechado por otros estudiosos de la época como base de ulteriores desarrollos en el mundo de la gestión de la calidad. Además, se da la coincidencia de que el ejército de los Estados Unidos decide aplicar muchas de sus ideas para la fabricación en serie de maquinaria de guerra.
A raíz del final de la guerra, los japoneses se interesan por las ideas de Shewart, Deming, Juran y otros, que preconizan los primeros pasos de la gestión de la calidad moderna. Éstos, ante el rechazo de la industria americana a aplicar sus ideas, deciden trabajar en Japón, obteniendo los resultados que todos conocemos. El impacto de sus ideas fue tal, que en la actualidad, el premio más importante en el ámbito de la gestión de la calidad lleva el nombre de uno de ellos, es el premio Demíng .
A partir de finales de los años 70, la industria occidental se da cuenta de la desventaja que sufre respecto a los productores japoneses, y empieza a imitar sus filosofías de gestión, sobre todo a raíz de un cambio de actitud de los consumidores, que cada vez se ilusionan más por productos de elevada calidad a precio competitivo, Es paradójico pensar que estas ideas partieran de científicos americanos, pero que su industria se mostrara reticente a aplicarlas. Es a partir de estos años cuando se empieza a hablar de aseguramiento de la calidad en las empresas, y cuando surgen las primeras normas que regulan la gestión de la calidad.
En la actualidad, y una vez que parece que la industria occidental ha conseguido reducir en gran medida la desventaja respecto a la japonesa, surgen nuevos modelos o paradigmas relacionados con la gestión de la calidad, Las normas ISO 9000 son de obligado cumplimiento en algunos sectores industriales, y aparecen nuevos modelos de gestión como el de Excelencia Empresarial o EFQM de la Unión Europea y el Baldrige de los Estados Unidos. El cliente es consciente de que la calidad es un importante factor diferenciador, y cada vez exige más a los fabricantes,
DEL CONTROL DE LA CALIDAD A LA EXCELENCIA EMPRESARIAL(1)



La gestión de la calidad ha ido evolucionando con el paso del tiempo y ha ido incorporando nuevas ideas, así como rechazando aquellas que se han quedado obsoletas. Se puede decir que la filosofía sobre la calidad ha pasado por cuatro fases distintas, cada una de ellas correspondiente a un paso más en el camino hacia la gestión de la calidad actual
Estas cuatro fases son:
Control de la calidad
Aseguramiento de la calidad
Calidad Total
Excelencia empresarial.
Control de calidad1
Calidad = Conformidad con las especificaciones
El control de calidad fue y sigue siendo lo que mucha gente considera como gestión de la calidad. El departamento de control de la calidad de la empresa se encarga de la verificación de los productos mediante muestreo o inspección al 100 %. La calidad sólo atañe a los del departamento de control de la calidad y a sus inspectores. Mediante este sistema se procura que no lleguen productos defectuosos a los clientes, pero en modo alguno se evita la aparición de esos errores.
La dirección no considera la calidad como un tema de importancia estratégica para la empresa y se sigue centrando en temas de marketing. Como mucho, se queja del alto costo de garantía de los productos, así como de los rechazos, reprocesos, ... aunque no es consciente del coste real que suponen para la empresa estos errores.
Son característicos de esta fase los elevados costos de inspección, la inspección 100 %, la presencia de un departamento de control de calidad dependiente del de fabricación, la baja participación...
Aseguramiento de la calidad
Calidad = Aptitud para el uso
La dirección de la empresa se da cuenta de la importancia que tiene la calidad para su empresa, y empieza a plantearse el implantar un sistema de gestión de la calidad, como por ejemplo, el basado en las normas ISO 9000. Esta necesidad puede partir de la exigencia de un cliente importante o por convencimiento de que es bueno para la empresa.
Se considera la calidad como una ventaja competitiva, pero no como una inversión, ya que generalmente lo único que se busca es la certificación del modelo de calidad que emplea la empresa.
Aparece el departamento de calidad como tal, y aunque unas veces suele ser dependiente de marketing o producción, lo normal es que sea un departamento independiente.
Se tratan de extender las ideas de gestión de la calidad a todos los departamentos de la empresa, Se redacta el manual de la calidad, se escriben y utilizan procedimientos, ...
Aun así, la participación del personal no dependiente del departamento de calidad suele ser baja, Más aún, no se busca su participación activa.
Calidad Total
Calidad = Satisfacción del cliente
La Calidad Total busca un nivel elevado de calidad en cuatro aspectos:
Calidad del producto,
Calidad del servicio,
Calidad de gestión, y
Calidad de vida.
La Calidad Total supone un cambio de cultura en la empresa, ya que la gente se debe concientizar de que la calidad atañe a todos y que la calidad es responsabilidad de todos, La dirección es responsable de liderar este cambio, mediante la implantación de un sistema de mejora continua permanente, y mediante la instauración de un sistema participativo de gestión.
Aparece la figura del cliente interno y externo, mediante la que se busca la mejora de la calidad en todos los puntos de la cadena de valor del producto, Para ello, y dado que el proveedor es una parte muy importante de nuestra cadena, se busca su colaboración, viéndolo más como un compañero que como un enemigo.
Dado que el personal es consciente de la importancia de la calidad, la mejor forma de comprobar la calidad de nuestros productos. es hacer que sea el propio personal el que se controle. Para ello se emplean técnicas de control estadístico, que ahora conoce todo el personal de la empresa. Es lo que se conoce como autocontrol.


Excelencia empresarial
Calidad = Satisfacción de los clientes y eficiencia económicaSe puede decir que el modelo de Excelencia empresarial no es más que una adaptación del modelo de Calidad Total (de origen japonés) a las costumbres occidentales. En estos momentos existen dos modelos ampliamente aceptados, son el Baldrige en los Estados Unidos y el de la EFQM en Europa. Ambos son un complemento a las normas ISO 9000, añadiendo la importancia de las relaciones con todos los clientes de la empresa y los resultados de la misma

INTRODUCCION A LA CALIDAD

1. INTRODUCCION A LA CALIDAD
El concepto de calidad ha ido evolucionando a lo largo de los años, desde el control de la calidad donde se promulgaba la inspección al final del proceso para asegurar la calidad de los productos, a un sistema de gestión de la calidad, donde el énfasis está en el enfoque al cliente, la gestión de los procesos, el mejoramiento continuo y el bienestar organizacional.
Las normas ISO 9000 son normas internacionales de Sistemas de la Calidad, aplicadas adecuadamente en una organización ayudan a lograr una mejor calidad en los productos y servicios, reducción en los costos, optimización de los resultados operativos y satisfacción de sus clientes.
El término CALIDAD se ha introducido en el mundo de la empresa, industrial, comercial y de servicios. Pero son muchas las empresas que no conocen o confunden el significado de este concepto.
Unos lo confunden con un producto de unas cualidades inmejorables. Sin embargo la CALIDAD1 va más allá de las características de un producto o servicio.
Otros la asocian con una acumulación de papeles que no sirven sino para torpedear el trabajo y el desarrollo de las actividades. Sin embargo, la CALIDAD, es algo más que una serie de documentos y papeles para llenar.Y muchos otros identifican CALIDAD con CONTROL DE CALIDAD, siendo este último sólo una parte que constituyen un SISTEMA DE CALIDAD, bueno pero en últimas ¿Qué es la calidad? Sigamos adelante.


1. GEISO(SISTEMAS DE GESTIÓN)

1.1 ¿Qué es la Calidad?
Cuando hablemos sobre un producto, nos estamos refiriendo a un producto y/o servicio, ya que el servicio se puede entender como tal. Además, últimamente la separación entre producto y servicio es cada vez más difusa, ya que a los típicos productos se les añaden cada vez más servicios, y a los típicos servicios se les añaden cada vez más productos. Teniendo claro esto, pasemos a la definición de calidad.
La palabra calidad ha aparecido ya muchas veces en este curso y aparecerá muchas más, pero, ¿qué es realmente la calidad?. Antes de responder a esta pregunta, me gustaría que pensasen sobre la respuesta. ¿Que cree usted que es un producto de calidad?
Posiblemente habrá llegado a conclusiones como esta
un producto de calidad es un producto caro
un Automóvil de la marca Mercedes
un sillón bonito
un televisor que nunca se daña
Todas estas respuestas se refieren a aspectos de la calidad, no a la calidad en sí. Como veremos más adelante, se confunden los dos aspectos fundamentales de la calidad: la calidad de diseño y la calidad de conformidad.
Un producto de calidad es aquel que satisface las expectativas del cliente al menor costo
Pues esta definición presenta tres conceptos claves dentro de la gestión de la calidad moderna: expectativas, cliente y menor costo.
Expectativas
Un producto de calidad es aquel que cumple las expectativas del cliente. Si un producto no cumple todas las expectativas del cliente, el cliente se sentirá desilusionado, ya que no realiza exactamente lo que él quería. Sí el producto sobrepasa las expectativas del cliente, estará pagando por una serie de funciones o cualidades que no desea. De todas formas, es conveniente que el producto sobrepase ligeramente las expectativas del cliente, ya que de esta forma podrá quedar sorprendido y mantendrá su lealtad hacia nuestro producto.
¿Y qué ocurre si el cliente no sabe lo que quiere? Realmente esto es difícil que ocurra, pero se puede dar el caso en productos nuevos que supongan un gran avance tecnológico (caso del PC en su momento). De todas formas, el cliente tiene unas necesidades que debe cubrir, y éstas son las que nuestro producto debe satisfacer. Recordemos que no estamos vendiendo un taladro, vendemos un agujero; que no vendemos un supercomputador, sino la posibilidad de realizar cálculos complejos en menor tiempo.
Cliente
Un cliente es toda persona que tenga relación con nuestra empresa. Existen clientes externos e internos. Los primeros son los típicos clientes, aquellos que compran nuestros productos, Los internos son los propios trabajadores de la empresa, sus proveedores, y un producto de calidad será aquel que cumpla sus expectativas. Por ejemplo, un informe de marketing para la dirección sólo será útil si contiene la información que necesita la dirección, pero si es excesivamente largo o corto, perderá parte de su valor.
Menor Costo
Esta también es fácil de entender, pero aunque parezca mentira, es lo último que se ha incorporado a la definición de calidad. En el modelo de Excelencia empresarial, los resultados de la empresa también son importantes, y hay que tenerlos en cuenta. Además, el cliente siempre buscará aquel producto que cumpla sus expectativas al menor precio. De todas formas deberemos considerar el coste a lo largo de toda la vida del producto, y no sólo el precio de venta. Aunque esta es la forma más usual de definir la calidad, existen autores que defienden otras. Una de las más modernas y que está encontrando gran aceptación es la de Taguchi:
Un producto de calidad es aquel que minimiza la pérdida para la empresa y la sociedad
Otra definición de calidad, aunque está más enfocada a los procesos que a los productos:
Calidad es hacer las cosas bien a la primera.

Esta definición está muy relacionada con la calidad total, cero defectos, sistemas Poka-Yoke, pero tiene poca relación con lo que es un producto de calidad. Es una filosofía muy válida para la gestión de los procesos de una empresa, pero seguimos teniendo que emplear la primera definición que hemos dado para los productos de la empresa.
1.2 PARTES DE LA CALIDAD
Las dos partes fundamentales de la calidad de un producto son: la calidad de diseño y la calidad de conformidad.
1.2.1. Calidad De Diseño
La calidad de diseño engloba todas las funciones y características de un producto. La velocidad de un coche, el estilo de un jarrón, la comodidad de una silla son características que se refieren a la calidad de diseño de un producto. Es muy frecuente pensar que la palabra calidad se refiere tan solo a este aspecto de la calidad.
Para que un producto tenga una calidad de diseño elevada debe satisfacer los deseos del cliente en esos aspectos, Por ejemplo, el Comprador de un automovil de la marca Mercedes buscará prestigio, elegancia, espacio, velocidad ... mientras que el comprador de un pequeño coche urbano buscará que sea pequeño, que consuma poco, que sea llamativo,... ¿Cree usted que porque un coche urbano corra menos que un Mercedes es de peor calidad?. Se vuelve a confundir calidad de diseño con calidad. Para el que busca un coche Mercedes, un pequeño coche urbano no será más que un "cochecillo", pero para el que busca un coche urbano, el Mercedes le parecerá una pérdida de dinero. De nuevo, el diseño debe cumplir las expectativas del cliente, y un producto con calidad de diseño elevada será aquel que las cumpla en mayor medida. Además, el pequeño coche urbano y el Mercedes no son productos competitivos, ya que cada uno busca a clientes bien diferenciados.
Se dice que aumentar la calidad de diseño de un producto lo encarece. En general esto es cierto, un coche que corre más cuesta más que uno que corre menos, un sofá de piel cuesta más que uno de tela, pero, de nuevo, para satisfacer las expectativas del cliente, es posible que haya que reducir la funcionalidad de nuestro producto, haciéndolo más barato. Además, si se gestiona de forma adecuada, es posible añadir más funcionalidades sin que suponga un costo añadido para la empresa. (En esto los japoneses son especialistas)
1.2.2. Calidad De Conformidad
Llegamos ahora a la segunda parte de la calidad, la de conformidad, que nos mide el grado de cumplimiento de las especificaciones del producto. Para que exista calidad de conformidad, debe existir antes un diseño, un patrón con el que medirse. Un eje de dimensiones 25 ± 2 mm en el plano, que cuando termine de fabricarse mida 25,5 mm es un producto con baja calidad de conformidad. A este respecto, la gestión de la calidad típica, siempre ha considerado que un producto dentro de sus tolerancias es un producto con calidad de conformidad.
La calidad de conformidad también está relacionada con la fiabilidad, o lo que es lo mismo, el cumplimiento con las especificaciones en el tiempo. Aquí también influyen las expectativas del cliente. Si el cliente se compra una tostadora por 5000 pesos, que se le estropea a los dos años, posiblemente se compre una nueva. Si se compra un Mercedes que rompe el motor a los dos años, lo más normal es que se sienta seriamente desilusionado. Por tanto, lo que espera el cliente también influye en el grado de fiabilidad que le va a pedir a un producto, de modo que la calidad de conformidad también se tiene que ajustar a lo que espera el cliente.
En general, se considera que una alta calidad de conformidad cuesta menos al fabricante, ya que genera menos rechazos, desechos, reprocesos e inspección, y por tanto, se reducen los costos, Si bien es cierto, que para que esto se cumpla es necesario gastar más a la hora del diseño, y utilizar maquinaria de mayor precisión.
Veamos ahora porqué eran incompletas las definiciones dadas al principio de este capitulo sobre la calidad.
Decir que un producto de calidad es un producto caro no es del todo cierto. Un producto de calidad tendrá la mejor relación calidad precio.
El caso de un coche de la marca Mercedes es típico. Este es un ejemplo claro de calidad de diseño. De todas formas, será un producto adecuado para aquellas personas que busquen lo que da un Mercedes, y no bajo consumo, por poner un ejemplo,
Un sillón bonito es el menos caro. La funcionalidad "bonito" es muy relativa para cada persona, y no se podrá afirmar mucho sobre si el producto es de calidad. En todo caso, se trataría de un aspecto de diseño.

Si un televisor nunca se estropea está claro que nos referirnos a calidad de conformidad, más en concreto a fiabilidad, Puede que no sea el de pantalla más grande o el que tiene sonido estereofónico, pero no se estropea.
Como se puede observar, es muy frecuente confundir las dos partes de la calidad. Es conveniente entender claramente la diferencia entre ambas.Normalmente los japoneses centran sus esfuerzos en la calidad del diseño, mientras que en occidente nos centramos más en la calidad de conformidad. El resultado: el gasto total es menor en el caso de los japoneses. Una afirmación importante: a mayor gasto en diseño, menor es el gasto de inspección.

CLASIFICACION DE DOCUMENTOS

5. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL


Se entiende por Organización Documental al conjunto de procesos técnicos y administrativos orientados a facilitar la consulta y recuperación de la información. Incluye diferentes etapas como son la clasificación, la ordenación y la descripción.
Contempla tanto la aplicación de los procesos archivísticos que requiere la organización documental como de los procesos de alistamiento físico según sea el nivel de organización y estado físico de los documentos. Los primeros se refieren a la identificación, clasificación, depuración y ordenación, descripción, valoración y selección; los segundos a la limpieza y desinfección de acuerdo con los deterioros identificados.
5.1 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

La clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.

La clasificación es una labor intelectual de disposición de cualquier elemento según esquema, plan o marco preestablecido.

Es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.

5.1.1 El proceso

La clasificación es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica y científica.



Como proceso archivístico, la clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico – funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.





Agrupaciones documentales

Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en el organigrama, originan los fondos, las secciones, las subsecciones, las series y las subseries documentales.

Ø Fondo documental: Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.

Ø Sección documental: Es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo.

Ø Subsección documental: Es una subdivisión de la sección documental (división administrativa). En algunos casos la subsección recibe le nombre de Oficina, División o Sección.
La subsección tiene a su cargo funciones y actividades específicas dentro de la sección.

Ø Serie documental: Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y subsección está constituida por documentos agrupados en series.

Ø Subserie documental: Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.

Ø Unidad documental: Es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas.

La unidad documental puede ser simple o compleja. Es simple, cuando está constituida por el mismo tipo documental, es compleja cuando está integrada por tipos documentales de diversa índole, que responden a una secuencia dentro de un trámite.

Los tipos documentales son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magnética, acetato, entre otros.) y con los mismos caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido.

La clasificación es una operación archivística que consiste en el establecimiento de categorías o grupos que reflejan una estructura jerárquica. Puede ser:

§ Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo.
§ Clasificación de secciones o subsecciones en el interior de un fondo.
§ Clasificación de series en el interior de una sección o subsección.
5.1.2 Fundamentos de la clasificación

La clasificación es la adaptación de un fondo documental a la estructura de la entidad que lo produce o lo produjo, una vez identificadas las categorías administrativas (dependencias) y archivísticas (series, subseries, unidades y tipos documentales) en las cuales se refleja la institución productora de los documentos.

La clasificación documental se fundamenta en:

F La aplicación de los principios de procedencia y de orden original para identificar las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo.
F La identificación de las funciones asignadas a las dependencias.
F Los asuntos que tramita cada división.

5.1.2.1 Principio de procedencia

En el proceso de clasificación, la procedencia (productor) permite identificar los creadores de documentos, que pueden ser:

Institucionales (fondos documentales) que están referidos a la totalidad de los documentos producidos por una entidad.

Administrativos (secciones y subsecciones documentales) donde la procedencia está dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o secciones, en que están organizadas las instituciones, de acuerdo con la estructura orgánica.

El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad, incluyendo la unidad más pequeña que cumpla funciones definidas y determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidad directa.

Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

§ Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos.
§ Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora.
§ Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.

5.1.2.2 Principio de Orden Original

Es el que hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo con el orden en que se dieren los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia específica. En consecuencia, debe respetarse el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relación causa-efecto.

Este principio archivístico en la clasificación, se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un trámite. Al clasificar conviene restablecer, en lo posible, el orden primitivo de los documentos atendiendo la secuencia en que se generaron en cumplimiento del trámite administrativo. Esto solo se pude lograr, si todas las oficinas o unidades administrativas productoras de documentos, conocen sus funciones y su participación en los diferentes trámites administrativos.

El orden original (secuencia administrativa de producción) se relaciona con las Unidades Documentales en las que se plasman las actividades adelantadas en la resolución de un asunto, que por función le es asignado a una dependencia para el logro de los objetivos para los que fue creada.

Para que el orden original cumpla su cometido debe respetarse el estatus de cada documento, de acuerdo con el lugar que ocupe en un trámite determinado. Así cada unidad documental deberá estar conformada por los documentos que le corresponden de acuerdo con cada trámite, de tal manera que al revisar una unidad documental, en ella se vea reflejada la creación y uso de los documentos, así como la razón por la que fueron creados.

En conclusión, el Principio de Procedencia permite saber quien produce los documentos (las divisiones administrativas) y porque razones lo hace (por asignación de funciones), el Principio de Orden Original permite saber cuáles son los pasos a seguir en tal producción (los procedimientos) para determinar con qué documento se inicia y cuáles le siguen a éste, hasta finalizar.

5.1.2.3 Funciones

En la clasificación, las funciones determinan las series que corresponden a cada agrupación documental, ya que éstas son el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia.

En toda institución hay funciones comunes y específicas. Las comunes son aquellas funciones administrativas genéricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad (personal, contabilidad, sistemas, almacén, entre otras). Las específicas desarrollan la misión de la entidad y constituyen su razón de ser haciéndola diferente de cualquier otra. Estas funciones son delegadas en las áreas técnicas.

En el proceso de clasificación es necesario identificar las funciones de las dependencias, ya que las series documentales que surgen como resultado del cumplimiento de las funciones asignadas a aquellas, deberán ubicarse en la dependencia que las ejecutó.

5.1.2.4 Pasos metodológicos para la clasificación

Ø Identificación de Productores

Mediante la aplicación del principio de procedencia se aborda la primera tarea de la clasificación documental, que consiste en identificar los creadores de documentos, tanto institucionales (fondos documentales) como administrativos (secciones y subsecciones documentales), lo que da como resultado la identificación de las Agrupaciones Documentales.

Ø Identificación de Fondos Documentales

El fondo documental es la totalidad de la documentación producida o recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.

Para la identificación de un fondo documental es necesario recopilar la información sobre el origen y evolución del organismo productor, a partir de:

§ Fecha de creación.
§ Fecha de supresión, si es del caso.
§ Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad.
§ Organismos que le han precedido en el desempeño de funciones análogas.
§ Organismos que heredan competencias.

De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarse los siguientes fondos documentales:

a) Fondos Abiertos: Documentación de entidades administrativas vigentes.
b) Fondos Cerrados: Documentación de entidades desaparecidas.
c) Fondos Acumulados: Documentación reunida por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización y conservación.

Cada fondo documental debe clasificarse por separado, dado que la información concerniente al origen y evolución de la entidad productora es pertinente a cada fondo.

En general, para la identificación de fondos también es necesario tener en cuenta:

§ Que el nombre del fondo corresponda al nombre de la entidad que lo produce o que lo produjo.
§ Que la entidad tenga existencia jurídica.
§ Que la entidad tenga atribuciones precisas, estables y definidas conformes al acto administrativo que la creó.

Ø Estructura Orgánica

La Estructura Organizada es el conjunto de áreas y unidades organizacionales interrelacionadas entre sí, a través de canales de comunicación, instancias de coordinación interna y procesos establecidos por una entidad, para cumplir con sus objetivos.

Se refleja en la Estructura Orgánica, el organigrama, los manuales de funciones y los manuales de procedimientos.

La Estructura Orgánica está conformada por niveles de autoridad y responsabilidad, los cuales están agrupados, por jerarquía, en divisiones administrativas creadas para el desempeño de funciones específicas.

El Organigrama es la representación gráfica de la Estructura Orgánica de una entidad. Es el reflejo de la entidad productora de documentos porque revela:

§ La división de funciones
§ Los niveles jerárquicos
§ Las líneas de autoridad y responsabilidad
§ Los canales formales de comunicación
§ La naturaleza lineal o staff de cada división administrativa
§ Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.

El organigrama es la base fundamental para la identificación de las Secciones y Subsecciones Documentales, puesto que la clasificación es el reflejo de la estructura orgánica de la entidad.
Ø Series Documentales y Asuntos

En los archivos las series documentales son un grupo de documentos cuyo elemento cohesionador consiste en que cada documento es el registro de la misma función o actividad repetida durante un tiempo relativamente largo. Es decir, las series documentales se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Las series documentales son el conjunto de las unidades documentales de características homogéneas de acuerdo a la estructura orgánica de la empresa y las funciones que esta realiza en cada dependencia.

El Asunto es el tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa.




Identificación de Series y Subseries

Varias unidades documentales conforman una serie documental si comparten el mismo origen funcional. Esto es, son producto de la misma autoridad que actúa en cumplimiento de la misma función administrativa y responden a un trámite común.

Cada serie documental está asociada a un asunto en particular, cuya denominación resulta del análisis del contenido de los documentos reunidos en torno al trámite que los genera.

Hay funciones específicas que identifican un asunto principal. Sin embargo, los procedimientos establecidos para los trámites administrativos pueden variar, lo cual hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos la denominación del asunto principal (serie) podrá subdividirse en cierto número de asuntos relacionados, los cuales quedarán indicados como subserie.

Las subseries son el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas en forma separada de ésta por su contenido y características específicas o por uno o varios tipos documentales diferentes producidos en acciones administrativas semejantes.

Ejemplo:
La Serie contratos, puede tener subdivisiones ya que existen diferentes clases de contratos. De ahí es donde salen las subseries de esa serie, como contratos de obra, contratos de arrendamiento, contrato de prestación de servicios, etc.

Los asuntos hacen referencia al contenido específico de cada unidad documental que materializa los trámites administrativos adelantados por las dependencias delegados para resolverlos. En consecuencia, los documentos que guardan relación con el asunto deben integrarse en torno al trámite del cual forman parte.

En los archivos administrativos, los asuntos que tramitan las oficinas se identifican en ls funciones que les son asignadas y se encuentran consignados en los manuales de funciones y de procedimientos.




En los fondos acumulados, los asuntos se identifican por el contenido de los documentos (tipos documentales), a través de ellos es posible reconstruir los trámites y por ende el orden original en que éstos se produjeron, así como también la red de relaciones entre las dependencias.

A través de los asuntos, se puede restablecer la historia institucional, con lo cual se logrará hacer la clasificación mediante la aplicación de los principios archivísticos de procedencia y orden original.

Tipos documentales

Las series y subseries documentales son el producto de la reunión de unidades documentales que surgen como resultado físico de una actividad llevada a cabo en las divisiones administrativas, por las funciones que les han sido asignadas.

Los tipos documentales son el registro de las actividades mediante las cuales se ejerce una función.

La variedad de tipos documentales que puede producir una entidad depende de la diversidad de funciones y actividades que le corresponden.

Ejemplo:

Son funciones de contabilidad de la empresa Total Computer S.A.:

v Tramitar declaraciones tributarias.
v Trámite de pago de los aportes parafiscales, EPS, fondo de pensiones.
v Pago de deducciones de nómina.
v Manejar carteras del fondo de vivienda y la cartera de ahorros.
v Hacer cierres contables.
Tipos Documentales Simples Y Específicos

Las funciones y actividades que son propias de una entidad, producen tipos documentales particulares de ella y de las entidades afines.

Así, la función de dictar leyes es propia del Congreso de la República; los planos de equipos, los catálogos técnicos, los estudios técnicos solo son producidos por entidades técnicas.

También existen tipos documentales comunes a varias entidades, pues corresponden a actividades similares a todas ellas. Entre ellos se encuentran órdenes de pago, actas, solicitudes.

Así mismo, en el proceso de clasificación encontramos tipos documentales que son propios de cada división administrativa y tipos documentales comunes a todas o varias de ellas. Por consiguiente, una vez agrupados en unidades documentales y luego en series tendremos como resultado series documentales comunes y específicas.

En conclusión los tipos documentales simples son los documentos que sirven de apoyo para todas las empresas, y los específicos son los documentos que identifican a la empresa en relación a las funciones que esta desarrolla.

pensar, sentir o realidad

sentir es una de las cosas en las que arriesgamos nuestros sentimientos.... a un signumero de probleas.
realidad es en la q nos vemos envueltos al no estar conciente de las cosas
y pensar en lo malo o bueno que nos puede pasar
crees que estas tres cosas son solo palabras o en verdad las debes tener presente a la hora de atuar?....

miguel