CLASIFICACION DE DOCUMENTOS

jueves, 9 de julio de 2009

5. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL


Se entiende por Organización Documental al conjunto de procesos técnicos y administrativos orientados a facilitar la consulta y recuperación de la información. Incluye diferentes etapas como son la clasificación, la ordenación y la descripción.
Contempla tanto la aplicación de los procesos archivísticos que requiere la organización documental como de los procesos de alistamiento físico según sea el nivel de organización y estado físico de los documentos. Los primeros se refieren a la identificación, clasificación, depuración y ordenación, descripción, valoración y selección; los segundos a la limpieza y desinfección de acuerdo con los deterioros identificados.
5.1 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

La clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.

La clasificación es una labor intelectual de disposición de cualquier elemento según esquema, plan o marco preestablecido.

Es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.

5.1.1 El proceso

La clasificación es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica y científica.



Como proceso archivístico, la clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico – funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.





Agrupaciones documentales

Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en el organigrama, originan los fondos, las secciones, las subsecciones, las series y las subseries documentales.

Ø Fondo documental: Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.

Ø Sección documental: Es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo.

Ø Subsección documental: Es una subdivisión de la sección documental (división administrativa). En algunos casos la subsección recibe le nombre de Oficina, División o Sección.
La subsección tiene a su cargo funciones y actividades específicas dentro de la sección.

Ø Serie documental: Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y subsección está constituida por documentos agrupados en series.

Ø Subserie documental: Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.

Ø Unidad documental: Es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas.

La unidad documental puede ser simple o compleja. Es simple, cuando está constituida por el mismo tipo documental, es compleja cuando está integrada por tipos documentales de diversa índole, que responden a una secuencia dentro de un trámite.

Los tipos documentales son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magnética, acetato, entre otros.) y con los mismos caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido.

La clasificación es una operación archivística que consiste en el establecimiento de categorías o grupos que reflejan una estructura jerárquica. Puede ser:

§ Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo.
§ Clasificación de secciones o subsecciones en el interior de un fondo.
§ Clasificación de series en el interior de una sección o subsección.
5.1.2 Fundamentos de la clasificación

La clasificación es la adaptación de un fondo documental a la estructura de la entidad que lo produce o lo produjo, una vez identificadas las categorías administrativas (dependencias) y archivísticas (series, subseries, unidades y tipos documentales) en las cuales se refleja la institución productora de los documentos.

La clasificación documental se fundamenta en:

F La aplicación de los principios de procedencia y de orden original para identificar las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo.
F La identificación de las funciones asignadas a las dependencias.
F Los asuntos que tramita cada división.

5.1.2.1 Principio de procedencia

En el proceso de clasificación, la procedencia (productor) permite identificar los creadores de documentos, que pueden ser:

Institucionales (fondos documentales) que están referidos a la totalidad de los documentos producidos por una entidad.

Administrativos (secciones y subsecciones documentales) donde la procedencia está dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o secciones, en que están organizadas las instituciones, de acuerdo con la estructura orgánica.

El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad, incluyendo la unidad más pequeña que cumpla funciones definidas y determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidad directa.

Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

§ Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos.
§ Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora.
§ Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.

5.1.2.2 Principio de Orden Original

Es el que hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo con el orden en que se dieren los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia específica. En consecuencia, debe respetarse el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relación causa-efecto.

Este principio archivístico en la clasificación, se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un trámite. Al clasificar conviene restablecer, en lo posible, el orden primitivo de los documentos atendiendo la secuencia en que se generaron en cumplimiento del trámite administrativo. Esto solo se pude lograr, si todas las oficinas o unidades administrativas productoras de documentos, conocen sus funciones y su participación en los diferentes trámites administrativos.

El orden original (secuencia administrativa de producción) se relaciona con las Unidades Documentales en las que se plasman las actividades adelantadas en la resolución de un asunto, que por función le es asignado a una dependencia para el logro de los objetivos para los que fue creada.

Para que el orden original cumpla su cometido debe respetarse el estatus de cada documento, de acuerdo con el lugar que ocupe en un trámite determinado. Así cada unidad documental deberá estar conformada por los documentos que le corresponden de acuerdo con cada trámite, de tal manera que al revisar una unidad documental, en ella se vea reflejada la creación y uso de los documentos, así como la razón por la que fueron creados.

En conclusión, el Principio de Procedencia permite saber quien produce los documentos (las divisiones administrativas) y porque razones lo hace (por asignación de funciones), el Principio de Orden Original permite saber cuáles son los pasos a seguir en tal producción (los procedimientos) para determinar con qué documento se inicia y cuáles le siguen a éste, hasta finalizar.

5.1.2.3 Funciones

En la clasificación, las funciones determinan las series que corresponden a cada agrupación documental, ya que éstas son el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia.

En toda institución hay funciones comunes y específicas. Las comunes son aquellas funciones administrativas genéricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad (personal, contabilidad, sistemas, almacén, entre otras). Las específicas desarrollan la misión de la entidad y constituyen su razón de ser haciéndola diferente de cualquier otra. Estas funciones son delegadas en las áreas técnicas.

En el proceso de clasificación es necesario identificar las funciones de las dependencias, ya que las series documentales que surgen como resultado del cumplimiento de las funciones asignadas a aquellas, deberán ubicarse en la dependencia que las ejecutó.

5.1.2.4 Pasos metodológicos para la clasificación

Ø Identificación de Productores

Mediante la aplicación del principio de procedencia se aborda la primera tarea de la clasificación documental, que consiste en identificar los creadores de documentos, tanto institucionales (fondos documentales) como administrativos (secciones y subsecciones documentales), lo que da como resultado la identificación de las Agrupaciones Documentales.

Ø Identificación de Fondos Documentales

El fondo documental es la totalidad de la documentación producida o recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.

Para la identificación de un fondo documental es necesario recopilar la información sobre el origen y evolución del organismo productor, a partir de:

§ Fecha de creación.
§ Fecha de supresión, si es del caso.
§ Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad.
§ Organismos que le han precedido en el desempeño de funciones análogas.
§ Organismos que heredan competencias.

De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarse los siguientes fondos documentales:

a) Fondos Abiertos: Documentación de entidades administrativas vigentes.
b) Fondos Cerrados: Documentación de entidades desaparecidas.
c) Fondos Acumulados: Documentación reunida por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización y conservación.

Cada fondo documental debe clasificarse por separado, dado que la información concerniente al origen y evolución de la entidad productora es pertinente a cada fondo.

En general, para la identificación de fondos también es necesario tener en cuenta:

§ Que el nombre del fondo corresponda al nombre de la entidad que lo produce o que lo produjo.
§ Que la entidad tenga existencia jurídica.
§ Que la entidad tenga atribuciones precisas, estables y definidas conformes al acto administrativo que la creó.

Ø Estructura Orgánica

La Estructura Organizada es el conjunto de áreas y unidades organizacionales interrelacionadas entre sí, a través de canales de comunicación, instancias de coordinación interna y procesos establecidos por una entidad, para cumplir con sus objetivos.

Se refleja en la Estructura Orgánica, el organigrama, los manuales de funciones y los manuales de procedimientos.

La Estructura Orgánica está conformada por niveles de autoridad y responsabilidad, los cuales están agrupados, por jerarquía, en divisiones administrativas creadas para el desempeño de funciones específicas.

El Organigrama es la representación gráfica de la Estructura Orgánica de una entidad. Es el reflejo de la entidad productora de documentos porque revela:

§ La división de funciones
§ Los niveles jerárquicos
§ Las líneas de autoridad y responsabilidad
§ Los canales formales de comunicación
§ La naturaleza lineal o staff de cada división administrativa
§ Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.

El organigrama es la base fundamental para la identificación de las Secciones y Subsecciones Documentales, puesto que la clasificación es el reflejo de la estructura orgánica de la entidad.
Ø Series Documentales y Asuntos

En los archivos las series documentales son un grupo de documentos cuyo elemento cohesionador consiste en que cada documento es el registro de la misma función o actividad repetida durante un tiempo relativamente largo. Es decir, las series documentales se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Las series documentales son el conjunto de las unidades documentales de características homogéneas de acuerdo a la estructura orgánica de la empresa y las funciones que esta realiza en cada dependencia.

El Asunto es el tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa.




Identificación de Series y Subseries

Varias unidades documentales conforman una serie documental si comparten el mismo origen funcional. Esto es, son producto de la misma autoridad que actúa en cumplimiento de la misma función administrativa y responden a un trámite común.

Cada serie documental está asociada a un asunto en particular, cuya denominación resulta del análisis del contenido de los documentos reunidos en torno al trámite que los genera.

Hay funciones específicas que identifican un asunto principal. Sin embargo, los procedimientos establecidos para los trámites administrativos pueden variar, lo cual hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos la denominación del asunto principal (serie) podrá subdividirse en cierto número de asuntos relacionados, los cuales quedarán indicados como subserie.

Las subseries son el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas en forma separada de ésta por su contenido y características específicas o por uno o varios tipos documentales diferentes producidos en acciones administrativas semejantes.

Ejemplo:
La Serie contratos, puede tener subdivisiones ya que existen diferentes clases de contratos. De ahí es donde salen las subseries de esa serie, como contratos de obra, contratos de arrendamiento, contrato de prestación de servicios, etc.

Los asuntos hacen referencia al contenido específico de cada unidad documental que materializa los trámites administrativos adelantados por las dependencias delegados para resolverlos. En consecuencia, los documentos que guardan relación con el asunto deben integrarse en torno al trámite del cual forman parte.

En los archivos administrativos, los asuntos que tramitan las oficinas se identifican en ls funciones que les son asignadas y se encuentran consignados en los manuales de funciones y de procedimientos.




En los fondos acumulados, los asuntos se identifican por el contenido de los documentos (tipos documentales), a través de ellos es posible reconstruir los trámites y por ende el orden original en que éstos se produjeron, así como también la red de relaciones entre las dependencias.

A través de los asuntos, se puede restablecer la historia institucional, con lo cual se logrará hacer la clasificación mediante la aplicación de los principios archivísticos de procedencia y orden original.

Tipos documentales

Las series y subseries documentales son el producto de la reunión de unidades documentales que surgen como resultado físico de una actividad llevada a cabo en las divisiones administrativas, por las funciones que les han sido asignadas.

Los tipos documentales son el registro de las actividades mediante las cuales se ejerce una función.

La variedad de tipos documentales que puede producir una entidad depende de la diversidad de funciones y actividades que le corresponden.

Ejemplo:

Son funciones de contabilidad de la empresa Total Computer S.A.:

v Tramitar declaraciones tributarias.
v Trámite de pago de los aportes parafiscales, EPS, fondo de pensiones.
v Pago de deducciones de nómina.
v Manejar carteras del fondo de vivienda y la cartera de ahorros.
v Hacer cierres contables.
Tipos Documentales Simples Y Específicos

Las funciones y actividades que son propias de una entidad, producen tipos documentales particulares de ella y de las entidades afines.

Así, la función de dictar leyes es propia del Congreso de la República; los planos de equipos, los catálogos técnicos, los estudios técnicos solo son producidos por entidades técnicas.

También existen tipos documentales comunes a varias entidades, pues corresponden a actividades similares a todas ellas. Entre ellos se encuentran órdenes de pago, actas, solicitudes.

Así mismo, en el proceso de clasificación encontramos tipos documentales que son propios de cada división administrativa y tipos documentales comunes a todas o varias de ellas. Por consiguiente, una vez agrupados en unidades documentales y luego en series tendremos como resultado series documentales comunes y específicas.

En conclusión los tipos documentales simples son los documentos que sirven de apoyo para todas las empresas, y los específicos son los documentos que identifican a la empresa en relación a las funciones que esta desarrolla.